اظهارنامه یک سند رسمی و قانونی است که در آن شخص حقیقی یا حقوقی اطلاعات و داده‌های مورد نیاز را به صورت کتبی به اشخاص دیگر اعلام می‌کند. برای مثال شرکت‌ها درآمد سالیانه خود را با اظهارنامه مالیاتی به سازمان امور مالیاتی اعلام می‌کنند، یا اشخاصی که می‌خواهند شرکت جدیدی تاسیس کنند، مشخصات آن را با اظهارنامه ثبت شرکت به اداره ثبت شرکت‌ها اعلام می‌کنند.
در این یادداشت، تمرکز ما بر نوع خاصی از اظهارنامه است که در ماده 156 قانون آیین دادرسی مدنی به آن اشاره شده است. این نوع اظهارنامه، نامه‌ای رسمی است که شخص اظهارات خود را به دیگری اعلام می‌کند. برای مثال، مالک ملکی که می‌خواهد به مستأجر خود اعلام کند قصد تخلیه ملک را دارد، می‌تواند از طریق اظهارنامه این موضوع را به صورت رسمی به او اطلاع دهد.
حال این سؤال مطرح می‌شود که آیا ارسال چنین اظهارنامه‌ای در روابط حقوقی افراد ضروری است؟ آیا نمی‌توان همین مطالب را به صورت شفاهی یا از طریق پیامک و ایمیل به طرف مقابل اعلام کرد؟
برای پاسخ به پرسش مطرح شده باید موارد مختلف را از هم تفکیک کنیم. در واقع، نمی‌توان حکم کلی در مورد مفید یا غیرمفید بودن ارسال اظهارنامه داد، زیرا این موضوع بستگی به شرایط و موقعیت خاص هر مورد دارد.
در یک تقسیم‌بندی منطقی، می‌توان موارد ارسال اظهارنامه را به سه دسته تقسیم کرد: نخست، مواردی که قانونگذار ارسال اظهارنامه را الزامی کرده و عدم ارسال آن می‌تواند حق شخص را از بین ببرد یا او را با مشکل مواجه کند. دوم، مواردی که گرچه ارسال اظهارنامه الزامی نیست، اما می‌تواند به نفع فرستنده باشد و موقعیت او را در روابط حقوقی یا دعاوی احتمالی آینده تقویت کند. سوم، مواردی که ارسال اظهارنامه نه تنها ضرورتی ندارد، بلکه می‌تواند بی‌فایده یا حتی مضر باشد.
در ادامه این نوشتار، هر یک از این سه دسته را با ذکر مثال‌های عینی و کاربردی بررسی خواهیم کرد تا معیار مشخصی برای تشخیص موارد ضروری یا مفید ارسال اظهارنامه به دست آوریم.
موارد الزامی ارسال اظهارنامه
در نظام حقوقی ایران، قانونگذار در موارد متعددی ارسال اظهارنامه را الزامی کرده است. این الزام به‌گونه‌ای است که عدم رعایت آن می‌تواند پیامدهای حقوقی جدی در پی داشته باشد؛ از جمله خودداری دادگاه از رسیدگی به دعوا یا درخواست متقاضی. حتی در برخی موارد، مانند انتقال مال غیر، عدم ارسال اظهارنامه می‌تواند به اتهام معاونت در جرم منجر شود. در ادامه به تعدادی از این موارد اشاره می‌کنیم:
1- در دعوای تصرف عدوانی علیه امین، قانونگذار در ماده ۱۷۱ قانون آیین دادرسی مدنی، ارسال اظهارنامه را پیش‌شرط طرح دعوا قرار داده است.
2- در روابط استیجاری مشمول قانون سال ۱۳۵۶، موجری که قصد دارد به دلیل عدم پرداخت اجاره‌بها دعوای خلع ید مطرح کند، باید پیش از اقامه دعوا به مستأجر اظهارنامه بدهد.
3- در داوری هنگامی که یکی از طرفین از نصب داور خودداری می‌کند، طرف دیگر نمی‌تواند مستقیماً به دادگاه مراجعه کند. او باید ابتدا با ارسال اظهارنامه، درخواست نصب داور را به طرف مقابل اعلام کند و تنها در صورت بی‌نتیجه ماندن این درخواست می‌تواند به دادگاه مراجعه نماید.
4- در آپارتمان‌نشینی، مدیر یا هیأت مدیره برای وصول هزینه‌های مشترک از مالکان یا متصرفان باید طبق ماده ۱۰ قانون تملک آپارتمان‌ها، ابتدا اظهارنامه ارسال کنند. این اقدام مقدماتی برای پیگیری قانونی موضوع ضروری است.
5- در حقوق تجارت، طلبکاری که نتوانسته طلب خود را از دارایی شخصی شریک شرکت تضامنی وصول کند، می‌تواند انحلال شرکت را درخواست کند، اما ماده ۱۲۹ قانون تجارت او را ملزم می‌کند که شش ماه پیش از این اقدام، قصد خود را با اظهارنامه رسمی به اطلاع شرکت برساند.
6- در حوزه حقوق کیفری نیز، قانون مجازات راجع به انتقال مال غیر، مالک را موظف کرده است که اگر از انتقال مال خود توسط دیگری مطلع شود، ظرف یک ماه موضوع را به انتقال‌گیرنده اظهار کند. عدم رعایت این تکلیف می‌تواند به اتهام معاونت در جرم انتقال مال غیر منجر شود.
علاوه بر این موارد گاهی اوقات، طرفین قراردادهای خصوصی ملزم می‌شوند که موضوعاتی را از طریق اظهارنامه به اطلاع هم برسانند، مثلاً پیمانکار تعهد می‌دهد که در صورت وجود هر گونه مانع برای انجام پروژه، موضوع را فوراً از طریق اظهارنامه اطلاع دهد.
مواردی که ارسال آن می‌تواند مفید باشد
در ادامه بررسی موارد ارسال اظهارنامه، به مواردی می‌پردازیم که گرچه ارسال اظهارنامه در آن‌ها الزامی نیست، اما می‌تواند مفید و راهگشا باشد:
1- اثبات اطلاع‌رسانی: در مواردی که لازم است ثابت کنیم موضوعی را به اطلاع طرف مقابل رسانده‌ایم، ارسال اظهارنامه راه مطمئنی است. مثلاً پیمانکاری که می‌خواهد ثابت کند نواقص کار را به کارفرما اطلاع داده، یا فروشنده‌ای که می‌خواهد ثابت کند عیوب کالا را به خریدار گفته است.
2- اثبات زمان اطلاع‌رسانی: در مواردی که زمان مطالبه اهمیت دارد، ارسال اظهارنامه می‌تواند مفید باشد. برای مثال، طلبکاری که می‌خواهد خسارت تأخیر تأدیه دریافت کند، با ارسال اظهارنامه می‌تواند ثابت کند از چه تاریخی طلب خود را مطالبه کرده است. البته راه‌های دیگری نیز برای اثبات زمان اطلاع‌رسانی وجود دارد، اما در اظهارنامه چون اظهارات مامور ابلاغ سند رسمی محسوب می‌شود، تاریخ ابلاغ آن از ادله اثباتی محکم است.
3- رعایت رویه قضایی: در برخی موارد، گرچه قانون الزامی نکرده، اما رویه قضایی انتظار دارد پیش از طرح دعوا اظهارنامه ارسال شود. مثلاً در عموم موارد انتظار می‌رود که اشخاص در رابطه با فسخ قرارداد، اراده خود را با اظهارنامه به طرف مقابل اعلام کنند.
4- پیشگیری از طرح دعوا: گاهی ارسال اظهارنامه می‌تواند طرف مقابل را به انجام تعهد یا مذاکره ترغیب کند. مثلاً در اختلافات تجاری، ارسال اظهارنامه می‌تواند طرف مقابل را متقاعد کند که موضوع جدی است و بهتر است پیش از طرح دعوا، تعهد خود را انجام دهد.
5- پاسخ به اظهارنامه طرف مقابل: اصولاً پاسخ به اظهارنامه طرف مقابل ضروری نیست، اما گاه بی‌پاسخ گذاشتن آن می‌تواند در ذهن قاضی اثر منفی بگذارد. مثلاً اگر خریدار با ارسال اظهارنامه، عیوب کالا را اعلام کند و فروشنده پاسخ ندهد، این سکوت می‌تواند ذهن قاضی را به پذیرش ادعای خریدار سوق دهد.
6-حفظ حقوق احتمالی آینده: گاهی ارسال اظهارنامه می‌تواند حقوق احتمالی آینده را حفظ کند. مثلاً مستأجری که متوجه خرابی ساختمان شده، با ارسال اظهارنامه و اعلام موضوع به موجر، می‌تواند در صورت بروز خسارت، مسئولیت را متوجه موجر کند.
مواردی که ارسال اظهارنامه می‌تواند مضر باشد
با وجود اهمیت و کارکردهای مثبت اظهارنامه، مواردی وجود دارد که ارسال آن می‌تواند نامناسب یا حتی زیان‌بار باشد. این موارد را می‌توان به دو دسته کلی تقسیم کرد: مواردی که اصل ارسال اظهارنامه نامناسب است و مواردی که ضعف در تنظیم اظهارنامه مشکل‌ساز می‌شود.
در موارد زیر ارسال اظهارنامه به تأمل بیشتری نیاز دارد:
۱. نیاز به حفظ عنصر غافلگیری: در مواقعی که موفقیت در دعوا مستلزم غافلگیر کردن طرف مقابل است، ارسال اظهارنامه می‌تواند کاملاً زیان‌بار باشد. برای نمونه، در دعاوی تصرف عدوانی که قصد داریم با تأمین دلیل، تصرفات متصرف را اثبات کنیم، ارسال اظهارنامه به طرف مقابل فرصت می‌دهد تا آثار تصرف را از بین ببرد.
۲. مزیت عدم اطلاع: گاهی عدم اطلاع از موضوعی می‌تواند حقی برای ما ایجاد کند. در چنین مواردی، ارسال اظهارنامه می‌تواند با اثبات مطلع بودن از موضوع، این مزیت را از بین ببرد.
۳. تخریب فضای مذاکره: در اختلافاتی که امکان حل مسالمت‌آمیز آن‌ها وجود دارد، ارسال اظهارنامه می‌تواند فضا را خصمانه کند. این موضوع به‌ویژه در اختلافات همسایگی یا خانوادگی که معمولاً با گفتگو قابل حل هستند، اهمیت بیشتری دارد.
در موارد زیر، ضعف در تنظیم اظهارنامه می‌تواند تبعات زیادی داشته باشد:
افشای ناخواسته اطلاعات: گاهی در متن اظهارنامه، ناخواسته به مواردی اقرار می‌کنیم یا اسناد و مدارکی را افشا می‌کنیم که می‌تواند علیه ما استفاده شود.
آشکار کردن استراتژی دعوا: تنظیم نادرست اظهارنامه می‌تواند استراتژی ما برای طرح دعوا را لو دهد. مثلاً اگر در اظهارنامه به همه ادله و مستندات خود اشاره کنیم، طرف مقابل فرصت کافی برای تدارک دفاع خواهد داشت.
ارتکاب جرم: گاهی در تنظیم اظهارنامه، از عباراتی استفاده می‌کنیم که می‌تواند مصداق توهین یا افترا باشد. مثلاً استفاده از عبارات تند و تهدیدآمیز یا نسبت دادن اعمال مجرمانه به طرف مقابل بدون داشتن دلیل.
نکاتی برای تصمیم‌گیری در مورد فرستادن اظهارنامه
در پایان بحث اظهارنامه، به نکات مهمی می‌پردازیم که رعایت آن‌ها می‌تواند به استفاده بهینه از این ابزار حقوقی کمک کند و از بروز مشکلات احتمالی جلوگیری نماید:
1- مشورت با متخصص حقوقی پیش از ارسال اظهارنامه بسیار ضروری است. یک وکیل یا مشاور حقوقی می‌تواند تشخیص دهد که آیا در موضوع مورد نظر، ارسال اظهارنامه الزامی است یا خیر. همچنین می‌تواند مشخص کند که آیا ارسال اظهارنامه در این مرحله به نفع ماست یا ممکن است به ضررمان تمام شود.
2- در مواجهه با اظهارنامه دریافتی نیز مشورت با وکیل اهمیت زیادی دارد. گاهی سکوت و عدم پاسخ می‌تواند بهترین استراتژی باشد و گاهی پاسخ دادن مفید است. وکیل می‌تواند با توجه به شرایط پرونده، بهترین واکنش را پیشنهاد دهد و در تنظیم پاسخ کمک کند تا از بیان مطالب زیان‌بار خودداری شود.
3- در تنظیم متن اظهارنامه باید دقت کافی به خرج داد. اشاره به موضوعات غیرضروری، افشای استراتژی دعوا، ضمیمه کردن مدارک غیرضروری یا اقرار ناخواسته می‌تواند به پرونده آسیب بزند. متن اظهارنامه باید مختصر، مفید و دقیقاً متمرکز بر موضوع اصلی باشد.
4- رعایت اصول اخلاقی و قانونی در تنظیم اظهارنامه ضروری است. استفاده از عبارات توهین‌آمیز، نسبت دادن اتهامات بی‌اساس یا نشر اکاذیب می‌تواند علاوه بر تضعیف موضع حقوقی ما، منجر به طرح دعاوی کیفری علیه ما شود.
5- هدفمند بودن در ارسال اظهارنامه اهمیت زیادی دارد. باید پیش از ارسال اظهارنامه، هدف مشخصی داشته باشیم و بدانیم که این اقدام چگونه به پیشبرد هدف ما کمک می‌کند. ارسال اظهارنامه صرفاً برای نشان دادن جدیت موضوع، بدون داشتن استراتژی مشخص، می‌تواند نتیجه معکوس داشته باشد.